Підписане звернення – гарантія відповіді: як правильно надсилати письмові звернення

На сьогодні Головне управління ДПС у Житомирській області (далі –  ГУ ДПС) відповідно до Закону України від 02 жовтня 1996 року № 393/96-ВР «Про звернення громадян» (зі змінами та доповненнями) (далі – Закон № 393) приймає та опрацьовує звернення громадян незалежно від обраного громадянином способу надсилання таких звернень.

Так, статтею 5 Закону № 393 передбачено надсилання громадянами письмового звернення з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

Таким чином ГУ ДПС приймає електронні звернення від громадян на електронну поштову адресу:

zt.zvernennya@tax.gov.ua

Водночас частиною сьомою статті 5 Закону № 393 встановлено, що при надсиланні звернення громадянина з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення) застосування електронного цифрового підпису не вимагається.

При цьому Законом № 393 встановлено вимоги до письмового звернення (у т. ч. надісланого засобами електронного зв’язку), а саме: у зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, виклад суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути вказано електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним.

Враховуючи зазначене, електронне звернення громадянина, надіслане до ГУ ДПС на вищевказану електронну адресу без використання електронного підпису, повинно мати вигляд скан-копії або фотокопії звернення з підписом заявника із зазначенням дати та місця проживання (реєстрації).

У разі, якщо електронне звернення оформлене без дотримання зазначених вимог, то відповідно до частини восьмої статті 5 Закону № 393 воно буде повернуто без розгляду через десять днів від дня його надходження.

Також звернення громадянина може бути надіслано із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, яке буде розглянуто ГУ ДПС з урахуванням вимог чинного законодавства.

Отже, для отримання громадянином на своє електронне звернення відповіді по суті ГУ ДПС просить громадян надсилати свої звернення у вигляді скан-копії або фотокопії з підписом заявника із зазначенням дати, місця проживання (реєстрації) та з викладенням суті порушеного питання.