Облік розрахунків з підзвітними особами за службовими відрядженнями в межах України

Порядок оплати службових відряджень встановлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 (зі змінами та доповненнями).

Службове відрядження – це поїздка працівника, який перебуває у трудових відносинах з бюджетною установою (штатний працівник), за розпорядженням  керівника на певний строк до іншого населенного пункту для виконання  службового доручення поза місцем його постійної роботи. Термін відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів. Строк відрядження державного службовця протягом одного календарного року не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, визначених законодавством.

Витрати на проживання відрядженому працівнику відшкодовуються згідно рахунків отриманих  із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення затверджених Постановою КМУ від 02.02.2011 року № 98 (із змінами та доповненнями). Гранична  сума витрат на найм житлового приміщення за добу  на одного працівника становить – 600 грн. Витрати, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення, відшкодовуються лише з дозволу керівника.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи. Сума добових виплачується згідно Постанови КМУ від 02.02.2011 № 98 на підставі наказу про відрядження і становить 60 грн. (за 1 добу). За відсутності наказу добові не виплачуються.

Витрати на проїзд відшкодовуються відповідно до придбаних транспортних квитків обов’язковість яких передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання відповідно до пункту 2 наказу Міністерства транспорту та зв'язку України "Про затвердження Типових форм квитків на проїзд пасажирів і перевезення багажу на маршрутах загального користування" від 25.05.2006р. N503, зареєстрованого Міністерством юстиції України 21.09.2006 р. від N 1065/12939 (далі - наказ), зазначено, що вартість проїзду за розрахунками пасажирських перевізників, інформація про перевізника, страховика та страхову суму вносяться у квитки друкованим способом.  

Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з установою, відображаються в звіті про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, який подається, за формою затвердженою наказом Мінфіну України від 28.09.2015 року № 841, до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження (п.п. 170.9.2 п.170.9, ст. 170 ПКУ ) та  включаються до складу витрат (видатків) установи лише за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю установи.