На відміну від класичних РРО, який виконує фіскальну функцію, ПРРО є засобом через який забезпечується виконання фіскальної функції, яка безпосередньо виконується фіскальним сервером контролюючого органу.
Реєстрація в контролюючому органі будь-якого ПРРО – безкоштовного програмного рішення ДПС чи комерційного ПРРО, проводиться автоматично через Єдине вікно подання електронної звітності із застосуванням будь-якого програмного забезпеченням, наявного у суб’єкта господарювання –Електронний кабінет, iFin, Sonata, M.E.Doc тощо.
Реєстрація відбувається на підставі заяви за формою № 1-ПРРО, яка подається виключно в електронній формі.
Скасування реєстрації ПРРО проводиться також автоматично на підставі заяви з позначкою «Скасування реєстрації» шляхом виключення з реєстру ПРРО.
Скасування реєстрації ПРРО проводиться автоматично у разі:
державної реєстрації припинення юридичної особи або підприємницької діяльності ФОП;
закриття господарської одиниці на підставі повідомлення № 20-ОПП, яке подав суб’єкт господарювання;
наявності судового рішення про ліквідацію суб’єкта господарювання як банкрута;
наявності даних про ФОП як про померлого;
зняття суб’єкта господарювання з обліку у інших випадках, передбачених Кодексом та Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.
Всі операції на ПРРО здійснюються в автоматичному режимі, що значно спрощує роботу платників податків.
При завантаженні безкоштовного програмного рішення для користування ПРРО з офіційного сайту ДПС надаються необхідні інструкції.
На період відсутності зв’язку між фіскальним сервером і ПРРО розрахункові операції проводяться в режимі офлайн, що може тривати не більше 36 годин поспіль.
У такому випадку фіскальні номери розрахунковому документу присвоюють ПРРО.
Суб’єкт господарювання може використовувати фіскальні номери із діапазону фіскальних номерів не більше 168 годин протягом місяця.