Малинська ДПІ: Кадрові документи на працівників, які повинні бути у ФОП

Норми трудового законодавства поширюються на всіх роботодавців, тому ФОП зобов'язані вести кадрову документацію, пов'язану з оформленням трудових відносин з найманими працівниками.

Перелік кадрової документації, яка повинна бути у ФОП:

- особисті картки працівників з наступним переліком копій документів: паспорт, диплом про освіту з додатком, ідентифікаційний код, посвідчення про наявність пільг (ветерани війни, чорнобильці, інваліди), свідоцтво про загальнообов'язкове державне соціальне страхування, фото (3х4), свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження дитини (до 15-ти років), медична книжка (у разі необхідності);

- накази і заяви на прийом на роботу і звільнення, переміщення, переведення, відпустки (у т. ч. додаткові, без збереження заробітної плати), відрядження, преміювання, дисциплінарні стягнення тощо;

- книга обліку наказів, що стосуються трудових відносин;

- журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (за власним бажанням);

- табелі обліку використання робочого часу, графіки змінності;

- документи, які підтверджують нарахування та виплату заробітної плати;

- договори про повну матеріальну відповідальність;

- договори цивільно-правового характеру, акти виконаних робіт;

- строкові трудові договори з найманими працівниками;

- посадові інструкції;

- трудові договори (у т.ч. контракти);

- графіки відпусток;

- штатні розклади;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- положення про оплату праці (преміювання тощо);

- документи на проведення медогляду співробітників (у разі необхідності).

ФОП може створювати накази у довільній формі, але із зазначенням обов'язкових реквізитів, або брати за основу чи використовувати повністю зразки, затверджені наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489: типові форми наказу про прийом на роботу (№ П-1), надання відпустки (№ П-3), звільнення (№ П-4), табеля обліку робочого часу (№ П-5) та розрахункової відомості (№ П-6 та № П-7).

Підприємець веде трудові книжки працівників, які працюють у нього за основним місцем роботи понад 5 днів. Записи у трудову книжку ФОП робить самостійно при прийняті на роботу відповідно до укладеного трудового договору, а також при його розірванні. Записи в трудовій підприємець засвідчує своїм підписом і печаткою (якщо є). Трудові книжки працівників, праця яких пов'язана з наданням послуг (кухарі, няні, водії тощо), зберігаються у працівників.